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Autenticazione di sottoscrizioni

In questa pagina sono contenute le modalità per autenticare una sottoscrizione apposta di fronte all'impiegato comunale incaricato dal Sindaco.

DISPOSIZIONI GENERALI

  • L'autenticazione di sottoscrizione consiste nell'attestazione, da parte del dipendente addetto, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza dall'interessato, previa sua identificazione.
  • L'autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione e il pubblico ufficiale, che autentica, attesta che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità del dichiarante, indicando le modalità di identificazione, la data ed il luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché apponendo la propria firma e il timbro dell'ufficio.
  • Si ricorda peraltro che, come norma generale, tutte le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere presentate personalmente senza alcuna necessità di autenticare la sottoscrizione, oppure possono essere inviate anche per fax e via telematica, allegando copia di un documento di identità del dichiarante. Fanno eccezione a questa metodologia semplificata le casistiche riportate qui sotto.

QUANDO SI PUÒ AUTENTICARE UNA SOTTOSCRIZIONE - CASI GENERALI
Lo Sportello Servizi al cittadino non ha una generale competenza autenticatoria, ma può autenticare solamente le sottoscrizioni apposte in calce a:

  • Istanze (cioè domande, richieste) e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà presentate per la riscossione di benefici economici da parte di terzi (es. deleghe alla riscossione)
  • Istanze e dichiarazioni sostitutive dell'atto notorio presentate ai privati (es. banche, assicurazioni)
  • Richieste rivolte ad uffici della Pubblica Amministrazione per le quali non sia possibile utilizzare i metodi di semplificazione amministrativa
  • Quietanze liberatorie
  • Proposte di referendum, iniziative di legge, candidature elettorali.

QUANDO NON SI PUÒ AUTENTICARE LA SOTTOSCRIZIONE
Non è possibile autenticare le sottoscrizioni apposte in calce a:

  • Dichiarazioni d'impegno e di volontà
  • Accettazioni o rinunce d'incarico
  • Procure (comunque siano denominati, sono atti con cui l'interessato conferisce ad altri soggetti il potere di agire in nome e per proprio conto)
  • Deleghe
  • Dichiarazioni future
  • Scritture private e meri rapporti tra privati
  • Dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal codice civile
  • Fogli in bianco

In tali casi sarà necessario rivolgersi ad un notaio.
Si segnala inoltre che non si possono autenticare sottoscrizioni apposte in calce a documenti che non siano scritti in lingua italiana. Ai sensi dell'art. 1 della Legge n. 482/1999 la lingua Ufficiale della Repubblica è l'italiano, e pertanto, l'eventuale documento presentato in lingua straniera, dovrà essere fornito anche di idonea traduzione.

QUANDO SI PUÒ AUTENTICARE UNA SOTTOSCRIZIONE - CASI SPECIALI
Alcune norme speciali derogano i divieti sopra esposti, consentendo l'autenticazione della sottoscrizione del dichiarante da parte del dipendente incaricato dal sindaco in caso di:

  1. Atti previsti dall'art. 14 della Legge 21.3.1990 n. 53 e successive modifiche ed integrazioni (Misure urgenti atte a garantire maggiore efficienza al procedimento elettorale)
  2. Manifestazione del consenso scritto, da parte degli aspiranti all'adozione, all'incontro fra questi ed il minore da adottare (Art. 31 comma 3 lett. e) L. 4.5.1983 n. 184)
  3. Sottoscrizione di atti per i quali il codice di procedura penale prevede tale formalità (Art. 39 D. Lgs. 28.7.1989 n. 271)
  4. Firma del votante sulla busta contenente la scheda di votazione per l'elezione degli organi di ordini professionali (D.P.R. 8 luglio 2005, n. 169)
  5. Firme degli atti e delle dichiarazioni aventi ad oggetto l'alienazione di beni mobili registrati e rimorchi o la costituzione di diritti di garanzia sui medesimi (D.L. 4 luglio 2006, n. 223)
  6. Sottoscrizione apposte in calce alla manifestazione di volontà alla cremazione effettuata dai congiunti del defunto in mancanza di disposizione testamentaria (Art. 79 DPR n. 285/1990)

COSA SERVE PER AUTENTICARE UNA SOTTOSCRIZIONE

  • La presenza personale del richiedente
  • Un valido documento di identità per identificare colui che appone la firma

AUTENTICAZIONE DI PIÙ SOTTOSCRIZIONI EFFETTUATE SIMULTANEAMENTE
Quando allo Sportello servizi al cittadino si presentano contestualmente due o più persone che devono autenticare una propria sottoscrizione su una istanza o dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, se l'atto non è esente dal bollo si apporrà una sola marca da bollo, altrimenti si apporranno tante marche da bollo quante sono le sottoscrizioni da autenticare (fanno eccezione le autenticazioni di sottoscrizione effettuate in occasione di un passaggio di proprietà di bene mobile registrato, che scontano sempre e comunque una sola marca da bollo)

ATTI E DOCUMENTI DA VALERE ALL'ESTERO
Se l'atto deve essere prodotto all'estero, se si vuole che mantenga validità legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione del dipendente comunale autenticatore deve a sua volta essere legalizzata o apostillata nell'apposito Ufficio a ciò preposto presso la Prefettura di Brescia.

COSA FARE SE LA PERSONA E' IMPOSSIBILITATA AD APPORRE LA SOTTOSCRIZIONE

  1. Se il dichiarante non è in grado di firmare, è sufficiente che apponga un segno di croce sul documento
  2. Se il dichiarante, capace di intendere e di volere, ha una impossibilità fisica alla firma (tutto quanto rientra nell'incapacità fisico/materiale di reggere una penna), al posto della firma si scriverà "impossibilitato alla firma per incapacità fisica" e poi procederà all'autenticazione; in questo caso comunque il richiedente, pur non riuscendo ad apporre dei segni grafici in calce al documento, manifesta con le parole o con i gesti la propria volontà alla sottoscrizione.
  3. Se il dichiarante, oltre a non essere in grado di firmare il documento, non è in grado di manifestare una propria volontà per incapacità di intendere e di volere, non si potrà procedere ad alcuna autenticazione di sottoscrizione. Se i congiunti si trovassero quindi nell'impossibilità, a causa della mancanza del documento con sottoscrizione autenticata, di presentare istanze nell'interesse dell'incapace, se l'incapacità non è temporanea sarà necessario che adottino le procedure di legge previste per la nomina di Amministratori di sostegno o tutori.

DOVE E QUANDO SI RICHIEDE L'AUTENTICAZIONE DELLA SOTTOSCRIZIONE

  • Personalmente presso lo Sportello Servizi al Cittadino di Desenzano (in Via Carducci 4, dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 12.30, il sabato dalle 9.00 alle 12.00) e di Rivoltella (in Via Di Vittorio 24, dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 12.30) per i cittadini RESIDENTI in Desenzano del Garda; qualora la sottoscrizione sia richiesta per effettuare un passaggio di proprietà di bene mobile registrato, è necessario consultare gli appositi orari in cui viene svolto il servizio. Qualora il richiedente sia impossibilitato alla deambulazione per età, invalidità, incidente, o altro, una volta istruita la pratica, il messo comunale si recherà presso il domicilio del richiedente nel Comune di Desenzano (il messo comunale non può recarsi nei paesi limitrofi) per effettuare l'autenticazione della sottoscrizione.
  • Il giovedì pomeriggio dalle ore 14.30 alle ore 17.00 presso lo Sportello Servizi al Cittadino di Desenzano per i cittadini NON RESIDENTI in Desenzano del Garda.

COSTI DEL SERVIZIO

  • L'autenticazione di sottoscrizione è sempre soggetta all'imposta di bollo fin dall'origine, ai sensi del DPR 642/72, a meno che non siano previste specifiche esenzioni per il particolare uso al quale tali documenti sono destinati; in questi casi, la norma di esenzione deve essere espressamente indicata sul documento.
  • Chi ritiene di avere diritto ad una esenzione, ha sempre l'obbligo di dichiarare la norma che la prevede, non potendo l'operatore suggerire eventuali cause di esenzione.
  • La marca da bollo deve essere portata personalmente dell'utente, in quanto lo Sportello Servizi al Cittadino non può cedere valori bollati.

NORMATIVA DI RIFERIMENTO

  1. D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
  2. D.P.R. n. 642 del 26/10/1972, "Disciplina dell'imposta di bollo".

Agg. 9/7/2013


 
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